Selon la maturité de votre projet, son découpage, la relation que vous entretenez avec votre partenaire de développement informatique, l'effort à déployer est variable, avec une question majeure à la clé : les développements que vous souhaitez réaliser sont-ils pleinement "accessibles" à votre partenaire IT ?
Leurs équipes pourront-elles exploiter les éléments implicites de vos demandes, être force de proposition dans leur réalisation, dans leur priorisation, sur des éléments qui seront importants pour vous (et pas pour eux, sic) ?
Selon le degré de confiance et de connivence que vous aurez construit avec votre partenaire informatique, vous pourrez moduler à la baisse votre intervention.
Mais voici les étapes où nous vous conseillons d'investir le plus de temps.
Préparer en amont les éléments différenciants et essentiels de votre projet, votre vision et les critères qui vous permettront de conclure à la réussite de ce projet.
Votre partenaire informatique pourra organiser des ateliers avec vous pour vous aider à décrire ces éléments majeurs de votre projet.
Selon l'ambition du projet, cette étape peut prendre de 1 à 3 jours maximum (hors rédaction). Au-delà de 3 jours, nous estimons que le sujet est trop vaste pour le considérer comme un seul projet, et nous vous conseillons dans ce cas de réduire son périmètre pour vous focaliser sur les premiers éléments essentiels à une première version viable de celui-ci, le MVP (Minimum Viable Project).
En retour de ces ateliers de cadrage (ou vision, ou inception, ou co-design, ou co-construction, les vocables sont variées), vous recevrez généralement de votre partenaire sa projection d'impacts, une proposition d'organisation, et tant que possible des estimations de réalisation, qu'il s'agisse de points d'effort, de coûts en ressources ou encore de répartition par blocs fonctionnels.
A réception de ces éléments, selon le budget à engager, vous serez bien avisé de consacrer 1 à 2 jours pour analyser cette proposition dans le détail, revoir chacun des postes budgétaires, questionner et analyser avec votre partenaire leur interprétation chiffrée de votre vision. Tout écart découvert à cette étape est un vrai gain pour chacune des parties prenantes !
Nous vous conseillons ensuite de prévoir du temps pour suivre et valider régulièrement l'avancement du projet, soulever et répondre aux questions qui ne manqueront pas de surgir tout au long de celui-ci.
D'expérience, au plus les éléments préparés en amont seront fins et de qualité, au plus les questions qui seront soulevées seront ciblées et pertinentes.
Si le besoin exprimé n'est pas assez précis, les questions qui vous seront transmises seront assez générales, et votre agence ou partenaire IT donnera libre cours à sa propre interprétation de votre demande. Et selon votre connivence avec celui-ci, l'écart sera plus ou moins important avec vos propres ambitions !
Une fréquence de concertation qui nous semble cohérente sera d'au moins 1 heure toutes les 2 à 3 semaines. Ce rythme vous permettra de réagir rapidement en cas d'écart significatif avec les plans initiaux, et de gérer dans l'instant pour éventuellement prévoir plus de temps d'accompagnement et suivi ensuite.
Nous encourageons à ce que ces réunions récurrentes englobent une démo des avancées sur le projet, par les développeurs eux-mêmes.
Selon l'organisation du projet, une étape clé concernera également la phase de recette de l'application. Elle ne peut (et ne doit !) jamais être intégralement externalisée.
Une bonne pratique consiste à demander à avoir accès à un environnement de test pour visualiser la future application, pour ajuster les éléments nécessaires, s'assurer de son bon avancement et globalement de la qualité des développements réalisés.
Évidemment, un accès très en amont implique plus de temps au global à passer sur le projet, mais à nouveau, nous estimons qu'il s'agit là d'un facteur clé de succès.
Un accès précoce à un environnement dédié vous permettra de vous familiariser avec ce nouvel outil de façon progressive et d'éviter tout phénomène de rejet ou remise en question qui peut parfois arriver en fin de projet, avec des intervenants n'ayant pas été partie prenante dans sa réalisation.
De manière classique, un KPI de charge de recette d'un projet se situe autour de 15% à 20% de la charge de développement. Il s'agit d'une moyenne, qui sera revue à la hausse (rarement à la baisse) selon la criticité du projet.
De votre côté, selon le degré de délégation que vous aurez sur cette phase, considérez que vous aurez toujours de l'ordre de 5% à 10% du projet à prendre à votre charge côté recette : un temps dédié à un ensemble de tâches pouvant aller de la rédaction des cas de tests qui vous intéressent jusqu'à leur exécution et le suivi des éventuels retours que vous aurez à valider de nouveau.
Assurez-vous avec votre partenaire de la complétude de ses propres cahiers de recette : trouver un bug durant cette phase peut parfois être frustrant, mais le découvrir au travers d'un de vos clients est beaucoup plus dommageable !
Celui qui n'analyse pas son erreur est condamné à la reproduire !
Une étape trop souvent oubliée concerne enfin l'après-projet, une fois celui-ci dûment déployé dans les mains de vos utilisateurs et clients.
Quels enseignements tirer de la collaboration avec votre partenaire IT ? Quels problèmes ont été rencontrés et résolus et pourquoi ont-ils surgi ? Comment éviter de refaire les mêmes erreurs ?
Notre conseil est de prévoir un temps dédié à la clôture du projet, et dans le meilleur des temps, en profiter pour fêter son succès : la relation avec votre partenaire informatique ne fait que commencer, autant qu'elle soit renforcée par une victoire partagée !
Votre implication tout au long du projet est donc primordiale. La capacité qu’aura votre organisation à être impliquée, disponible et réactive à chacune des étapes clés est un facteur clé dans la réussite du projet.
Tout au long de son exécution, elle s’articulera autour de temps forts d'échange, de challenge, de remise en question et de partage de votre vision.
Il est important que vous puissiez également vous appuyer sur votre partenaire, pour vous guider et vous rappeler les temps forts durant lesquels votre intervention est capitale.
