Pour prendre le temps de l'échange, de la prise de hauteur, nous pensons qu'il est important d'organiser des points réguliers, plus ou moins formels, avec chacun de nos collaborateurs. Le temps de poser le stylo et parler de soi, en lien ou non avec nos projets. Un suivi continu en somme, qui se caractérise chez Synbioz par plusieurs temps forts tout au long de l'année.
Parce que nous accordons justement une grande importance à ces temps d'échange et de recul, nous avons mis en place depuis plusieurs années des points de suivi tous les trois mois, avec chaque collaborateur.
Ces points sont l'occasion de retracer les trois derniers mois passés, d'identifier les éléments positifs en termes de travail d'équipe et d'intérêt dans les missions vécues, de faire le point sur l'organisation avec les clients ou les collègues.
C'est également le moment d'avoir un échange direct sur les nouvelles et les actualités de l'entreprise, pour insister ou compléter une information plus globale qui aurait été donnée plus largement.
C'est le moment également de parler des prochains sujets qui concerneront le collaborateur : l'avancement sur ses objectifs personnels fixés lors de son entretien annuel, ses encours sur sa veille technologique, son souhait de formations, l'organisation des ateliers du jeudi matin, etc.
Ces informations sont historisées et serviront d'orientation macro pour la prochaine période de 3 mois.
Il s'agit d'un rendez-vous légal obligatoire, tout comme l'entretien professionnel. C'est pour nous un moment charnière pour retracer l'historique de l'année, appuyé par les entretiens trimestriels.
Nous essayons de factualiser au maximum les retours faits à nos collaborateurs : nous avons mis en place une grille unique de compétences, tant de savoir-être que de savoir-faire, que nous déployons sur l'ensemble des profils qui font la force de Synbioz.
Les niveaux attendus sur chacune de ces compétences (nous en avons identifié 18) dépendent de l'expérience et du poste en question.
L'exercice des entretiens annuels est une étape importante pour l'évolution technique et fonctionnelle, puisque nous prenons le temps d'échanger sur les axes d'amélioration de chacun, et les souhaits de formation.
Nous avons mis en place plusieurs rituels, que nous faisons évoluer en moyenne tous les six mois, afin d'éviter toute lassitude.
Sur le début d'année, pour renforcer la visibilité des uns et des autres sur les projets en cours, favoriser la communication et l'aide entre collègues, nous avons mis en place des points de Visual Management.
Un grand tableau blanc, un magnet par tâche et pour chaque collaborateur, et une colonne divisée en 3 étapes-clés, "To do" (à faire), "WIP" (en cours) et "Done" (fini) : un matériel simple mais suffisant pour avoir et donner une vue d'ensemble des actions en cours.
Durant ce rituel hebdomadaire, chaque collaborateur présente les éléments sur lesquels il travaille et ceux qu'il a finalisés. Ce temps d'équipe nous a permis de relancer une dynamique de groupe, un intérêt transverse pour les projets "des autres". Il permet également d'offrir une vision haute sur le carnet de commande, les événements projets ou clients, et plus globalement, de fournir des explications sur les missions de Synbioz.
Cependant, la complexité de ce type d'exercice est de garder l'intérêt et l'attention de chacun, lorsque les sujets évoqués sont très dissociés les uns des autres.
Pour cette raison, nous avons basculé sur des réunions projet, piochant allègrement dans deux concepts de l'agilité : le sprint review et le sprint planning. Un temps d'introspection pour déterminer ce qui aurait pu mieux se passer et un temps de projection sur les tâches à venir et les engagements pris sur le prochain sprint.
Ce mode permet d'échanger plus efficacement sur le périmètre d'un projet, même si la vision transverse avec les autres équipes n'est plus assurée.
Pour remédier à ce potentiel manque de visibilité et favoriser l'échange (y compris pour nos équipes en remote), nous organisons encore deux types de rencontres :
Cette dernière est organisée pour balayer l'ensemble des projets, leur avancée, les problèmes rencontrés (et les solutions mises en place) et partager la visibilité sur les nouveaux projets en cours de préparation, les prospects, etc.
Ce point est l'occasion également d'organiser des présentations de certains projets ou produits réalisés par l'équipe, et garantir que chacun se sente embarqué sur l'ensemble des projets de nos clients.
Au-delà de ces points formels, avec des rythmes allant du point hebdo à annuel, nous avons parfois besoin pendant une période donnée, d'accélérer les échanges, d'avoir des points quotidiens pour faire face à une situation urgente, imprévue ou tout simplement pour faciliter sa mise en oeuvre.
Nous restons connectés via Slack, Google Meet ou échangeons de vive voix au bureau, pour des temps d'échange plus "informels".
Favoriser l'échange et la communication est important à nos yeux, et ces différents temps forts offrent un cadre de parole et d'écoute à chacun de nos collaborateurs tout au long de l'année.
Selon la personnalité des uns et des autres, plutôt introvertie ou extravertie, nous pensons qu'un mode de communication organisé est le garant d'une bonne diffusion du produit qu'est notre entreprise, vers chacun de nos collaborateurs. Et ceci afin que les plus silencieux ou les plus éloignés, ne soient pas oubliés !
